4 maneiras pelas quais a pandemia forçou os governos locais a repensar o orçamento e a tecnologia

Os analistas políticos estimam que as perdas de receita estadual e local devido ao COVID-19 totalizarão cerca de US $ 300 bilhões até o ano fiscal de 2022. Embora esse número seja menor do que as terríveis previsões anteriores, os custos relacionados à pandemia continuam a aumentar em muitas localidades, resultando em déficits orçamentários que pode forçar os estados a reduzir outros serviços, demitir trabalhadores ou aumentar os impostos.

A recessão econômica resultante da pandemia acelerou as compras governamentais de tecnologias em nuvem para fornecer serviços remotos a cidadãos que não podiam ir à prefeitura ou para trabalhadores que precisavam trabalhar em casa. Como resultado, os líderes do setor público foram forçados a reavaliar suas estratégias de transformação digital – até mesmo a natureza do próprio orçamento.

Os governos mais eficientes e estratégicos durante esse período turbulento foram aqueles que já haviam feito a transição do orçamento baseado em Excel para o orçamento baseado em nuvem. As soluções de orçamento digital permitem a colaboração de uma forma que os sistemas analógicos nunca poderiam, com recursos interativos que permitem que as equipes se comuniquem com mais eficácia. Com os dados orçamentários acessíveis de qualquer lugar, os administradores e funcionários tiveram a capacidade de analisar dados históricos e adaptar os orçamentos atuais à medida que as necessidades de seus constituintes evoluíam.

A pandemia COVID-19 foi um catalisador para a transformação digital no setor público. À medida que os governos revisam seu desempenho anterior e avaliam as opções de orçamento e tecnologia para o futuro, há quatro fatores principais que devem ser considerados.

1. Maior ênfase no planejamento estratégico

O planejamento estratégico é fundamental para os governos locais, ajudando-os a envolver a comunidade e destilar suas necessidades e expectativas. Os líderes podem então refinar ainda mais essas necessidades e expectativas em uma declaração de missão, uma declaração de visão, metas e objetivos.

Quando se trata de orçamento, esse planejamento deve ser mais do que apenas um documento colocado na prateleira. Deve ser um repositório centralizado de todo o planejamento e execução do orçamento que conduzem às metas e objetivos. Quando os recursos secam e as despesas começam a aumentar, as cidades devem priorizar os gastos com base em seus objetivos estabelecidos. Se os governos puderem comunicar facilmente que suas prioridades de gastos realinhadas são baseadas no planejamento estratégico, será muito mais fácil para os cidadãos aceitarem quaisquer ajustes de serviço necessários devido a déficits de receita.

O orçamento moderno e o software de gestão de desempenho são essenciais para o planejamento estratégico porque permitem que os governos não apenas vinculem um orçamento às metas e objetivos de uma forma mais automatizada, mas também relatem as despesas reais e as realizações de desempenho em relação a essas metas. Por exemplo, o software de orçamento baseado em nuvem pode criar um plano de contas virtual que permite aos líderes vincular as alocações de itens de linha a objetivos estratégicos.

2. Priorização da previsão de orçamento

Fora do plano estratégico, os governos começam seu orçamento com um ano-base, depois fazem previsões para cinco ou dez anos. Com base em certas suposições – isto é, impostos sobre a propriedade aumentando, custos de pessoal aumentando, diminuindo os impostos sobre vendas, etc. – os governos podem começar a planejar de acordo.

O primeiro ano de uma previsão normalmente se torna o orçamento do ano seguinte e, então, os governos devem começar a executar com base nesse orçamento. Durante a pandemia, porém, os governos foram desafiados a prever suas necessidades e gastos. Por exemplo, quando muitas áreas centrais que dependiam do turismo se esvaziaram, as cidades tiveram que determinar quanta receita prever. Eles também tinham que decidir como iriam pagar os funcionários e se eles precisariam contar com reservas, dispensar funcionários ou alguma combinação.

A tecnologia permite que os governos recalibrem automaticamente suas previsões e respondam a essas questões urgentes. Com o software em nuvem, os governos podem prever automaticamente a execução do orçamento até o final do ano com base nos gastos atuais. Ao automatizar esse processo, os governos podem facilmente obter um novo ano base e tomar as decisões estratégicas necessárias.

3. O planejamento do cenário é o seu melhor amigo

Com tanta incerteza, é quase impossível determinar a trajetória da recuperação econômica, pois a cada dia trazem novas informações. É por isso que, quando se trata de orçamento, o desenvolvimento de vários cenários de receita e orçamento será fundamental para ajudar as cidades a monitorar a economia e as condições financeiras circundantes.

O planejamento de cenários hipotéticos é especialmente importante para ajudar os governos a identificar quais planos implementar durante tempos de crise ou durante períodos mais estáveis. Os governos estaduais e locais devem começar a desenvolver seus próprios planos de ação de acordo com as diferentes circunstâncias. Se surgir uma crise, os governos estarão preparados para contratar e responder adequadamente a qualquer situação, mesmo no pior dos casos.

4. Necessidade de orçamento contínuo

As melhores práticas de orçamento estão sempre evoluindo. O orçamento por item de linha foi substituído pelo orçamento baseado em prioridades, e agora o orçamento contínuo é a próxima fronteira. Em sua essência, o orçamento contínuo significa que todas as atividades ocorrem em um ciclo de planejamento financeiro, executando, relatando sobre os planos financeiros, ajustando esses planos e repetindo o ciclo. Enquanto isso, é importante que o orçamento sempre esteja alinhado com os planos estratégicos.

Existem seis fases para o orçamento contínuo:

  1. Desenvolvimento do plano estratégico.
  2. Desenvolvendo um plano financeiro de longo prazo.
  3. Fazendo do primeiro ano do plano financeiro de longo prazo o orçamento anual.
  4. Projetar o saldo real no final do ano à medida que o relatório do ano avança.
  5. Recalibrar o plano financeiro de longo prazo com base nos resultados do final do ano.
  6. Implementando o planejamento de cenários.

Parte do processo consiste em adquirir dados econômicos financeiros e de desempenho, limpá-los e disponibilizá-los para diversos aplicativos. Soluções baseadas em nuvem podem ajudar a facilitar o processo de reunir todos os dados em um portal. Nesse ponto, os governos podem criar os modelos matemáticos certos para entender os dados, fazer previsões e prever resultados.

É aqui também que a colaboração entra em jogo. À medida que mais partes interessadas estão envolvidas no processo de orçamento para coordenar orçamentos e planos estratégicos, um aplicativo centralizado que não é suscetível a problemas de controle de versão é essencial. Da mesma forma, a introdução de funções sociais simplificará o fluxo de trabalho e fornecerá maior transparência e responsabilidade.

Eventualmente, análises preditivas, algoritmos estatísticos e técnicas de aprendizado de máquina serão essenciais para ajudar as cidades a identificar a probabilidade de resultados futuros com base em dados históricos. O objetivo é ir além de saber o que já aconteceu para captar insights sobre o que pode acontecer no futuro.

 

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